Uniflow ve Uniflow Online nedir?

UNIFLOW nedir?

Uniflow, Canon tarafından sunulan gelişmiş bir baskı yönetim sistemi ve kurumsal yazılım çözümüdür. Şirket içindeki tüm yazıcı, fotokopi ve tarayıcıları tek bir merkezden yönetmeye olanak tanır. Baskı ve tarama iş akışlarını bir araya toplayarak belgeleri güvenli hale getirir, maliyetleri kontrol eder ve verimliliği artırır​

UNIFLOW Online nedir?

Uniflow’un bulut tabanlı versiyonudur. Yani, benzer işlevleri internet üzerinden sunan bir bulut baskı yönetimi çözümüdür. Uniflow Online, ölçeklendirilebilir ve güvenli bir şekilde bulutta çalışarak yerel sunucu kurma ve yönetme ihtiyacını ortadan kaldırır​

Her iki çözüm de işletmelerin baskı altyapısını merkezi olarak kontrol etmesini, belgelerin güvenliğini sağlamasını ve baskı işlemlerini optimize etmesini amaçlar.

UNIFLOW ve UNIFLOW Online’ın temel işlevleri, farkları ve teknik detayları

Uniflow ve Uniflow Online, temel olarak kurumsal ortamlarda yazdırma ve tarama işlemlerini verimli bir biçimde yönetmek için benzer işlevler sunar. Her ikisi de güvenli baskı (Secure Print) özelliğini destekler – kullanıcılar yazdırma komutu verdiklerinde işler kişisel güvenli baskı kuyruğunda tutulur ve ancak kullanıcı cihaz başında kimlik doğrulaması yaptığında iş çıkarılır. Bu sayede çıktı tepsisinde unutulan hassas belgelerin başkaları tarafından görülmesi engellenir. Ayrıca sistem, kullanıcıların cihaz üzerindeki erişim izinlerini yönetmeyi sağlar: Hangi kullanıcının renkli baskı alabileceği, kimlerin çift tarafa zorunlu olarak yazdıracağı gibi kurallar tanımlanabilir. Baskı, fotokopi ve tarama işlevlerinin tamamı merkezi bir platformdan kontrol edilir; böylece tüm cihazlar ve işler tek bir arabirim üzerinden takip edilebilir​

Uniflow ailesinin bir diğer öne çıkan özelliği, evrensel yazıcı sürücüsü kullanımıdır. Tek bir genel sürücü sayesinde farklı model yazıcılarda sorunsuz çıktı alınabilir, kullanıcıların her cihaz için ayrı sürücü kurmasına gerek kalmaz​

Bu, hem son kullanıcılar hem de IT departmanı için işleri basitleştiren önemli bir teknik avantajdır.

Uniflow vs Uniflow Online: İki sürüm arasındaki farklar temelde yapı ve kuruluma dayalıdır:

• Uniflow (Sunucu Tabanlı): Şirket içinde bir sunucuya kurulan, lisanslı bir yazılımdır. Veri ve baskı iş akışları kurumunuzun kendi sunucularında işlenir. Genişletilebilir modüler yapısı sayesinde tarama iş akışları, maliyetlendirme ve raporlama gibi pek çok gelişmiş özelliği destekler. Orta ve büyük ölçekli işletmeler için uygundur ve ofis içi baskıdan baskı merkezine kadar kapsamlı senaryoları yönetebilir​

  Uniflow, kurum içi olduğu için tam kontrol ve özelleştirme imkânı sunar, ancak sunucu bakım ve güncelleme sorumluluğu IT ekibine aittir.

• Uniflow Online (Bulut Tabanlı): Canon’un bulut altyapısı üzerinde çalışan, abonelik modeline dayalı bir hizmettir. Sınırsız sayıda kullanıcı ve cihaza ölçeklenebilir; küçük işletmelerden global şirketlere kadar her boyutta kurum tarafından kullanılabilir​

  Bulut tabanlı olduğu için lokal sunucu gerekmez – tek ihtiyaç internete bağlı cihazlardır. Güncellemeler ve yeni özellikler bulut üzerinden otomatik olarak sağlanır, böylece IT departmanının yükü azalır. Abonelik sistemi sayesinde başlangıç maliyetleri düşüktür ve sadece ihtiyaç duyulan kadar hizmet kullanılır.

Uniflow’un sunucu tabanlı sürümü Windows sunucular üzerinde çalışacak şekilde tasarlanmıştır ve Active Directory gibi dizin hizmetleriyle entegre olarak şirket içi kullanıcı kimlik doğrulamasını destekler. Kart okuyucular, PIN kodu veya kullanıcı şifresi gibi farklı kimlik doğrulama yöntemleri kullanılabilir, böylece çalışanlar kartlarını okutarak ya da giriş yaparak cihazları kullanabilir. Uniflow Online ise bulutta çalışmasına rağmen benzer entegrasyonlar sunar; örneğin Microsoft 365 (Azure AD) ile entegre olup kullanıcı senkronizasyonu yapabilir.

Uniflow’un kurumsal kullanımda sunduğu bir diğer kolaylık, esnek iş akışı ve cihaz yönetimidir. Yöneticiler web tabanlı bir arayüz üzerinden tüm cihazları görebilir, anlık olarak kuyruktaki işleri takip edebilir ve gerekirse müdahale edebilir. Örneğin, bir yazıcı arızalandığında veya toneri bittiğinde sistem uyarı verebilir; yöneticiler bu durumda bekleyen işleri kuyruktan farklı bir cihaza yönlendirebilir (iş yönlendirme özelliği) ya da kullanıcıyı bilgilendirebilir. Ayrıca Uniflow, cihazların kullanım verilerini ayrıntılı şekilde toplar – hangi departman ne kadar baskı almış, renkli çıktı oranı nedir, en çok hangi cihazlar kullanılıyor gibi bilgiler düzenli raporlanır. Bu veriler, şirketlerin maliyetlendirme ve iç dağıtım yapmasına olanak tanır (örn. departmanlar arası baskı maliyeti paylaşımı). Entegrasyon tarafında Uniflow, popüler belge yönetim sistemleri ve bulut servisleriyle uyumlu çalışabilir. Tarama yapılan dokümanlar doğrudan şirketin DMS (Document Management System) yazılımına veya e-posta sistemine gönderilebilir.

Avantajlar: Güvenlik, maliyet tasarrufu, verimlilik ve yönetim kolaylığı

Uniflow ve Uniflow Online kullanmanın işletmelere sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:

• Güvenlik: Baskı yönetim sistemi kullanmak, şirket içi belge güvenliğini önemli ölçüde artırır. Uniflow, kullanıcı kimlik doğrulaması olmadan cihazlardan çıktı alınmasını engelleyerek hassas bilgileri korur. Her işlem belirli bir kullanıcıya bağlı olduğundan, yetkisiz erişim ve belge sızıntısı riski minimize edilir​

  Ayrıca baskı verileri ağ üzerinde şifrelenir ve yazıcı belleğinde geçici olarak tutulan işler işlem sonrası silinir. Bu katmanlı güvenlik yaklaşımı, özellikle gizli dokümanlarla çalışan kurumlar için kritiktir.

• Maliyet Tasarrufu: Uniflow, baskı maliyetlerini düşürmek ve kontrol altına almak için çeşitli araçlar sunar. Örneğin, kurallar tabanlı baskı özelliği ile kullanıcılar renkli yerine siyah-beyaz baskıya yönlendirilebilir veya belirli sayfadan uzun dokümanlar otomatik olarak çift taraflı bastırılabilir. Çıktı alınmadan kuyrukta bekleyen işlerin belirli bir süre sonra otomatik silinmesi, gereksiz baskıları ve kağıt israfını önler​

  Sistem, kimin ne kadar baskı yaptığını izlediği için şeffaf bir kullanım takibi sağlar; böylece departman bazında veya kullanıcı bazında bütçe takibi ve maliyet dağılımı yapmak mümkün hale gelir. Sonuç olarak, gereksiz tüketimin önüne geçilerek hem kağıt hem de toner maliyetlerinde tasarruf sağlanır.

• Verimlilik (Üretkenlik): Uniflow, günlük baskı ve tarama işlemlerini daha hızlı ve kullanıcı dostu hale getirerek iş verimliliğini artırır. FollowMe Printing (beni izle baskı) sayesinde çalışanlar ofisteki herhangi bir yazıcıdan kendi çıktılarına erişebilir; bir cihaz meşgul veya arızalıysa başka bir cihazdan işlerini güvenli şekilde alabilirler. Bu esneklik, zaman kaybını azaltır ve çalışanların iş akışını kesintiye uğratmadan belgelerine ulaşmalarını sağlar. Öte yandan, Uniflow’un tarama iş akışları üretkenliği destekler: Tek tuşla hedefe tarama gibi kişiselleştirilmiş tarama profilleri oluşturulabilir, farklı tarama seçenekleri ile dokümanlar kolayca dijital arşivlere aktarılabilir​

  Mobil ve uzaktan çalışma senaryoları da desteklenir – saha çalışanları veya evden çalışanlar, dizüstü bilgisayarlarından veya mobil uygulama üzerinden şirketteki yazıcılara belge gönderebilir ve uygun bir zamanda çıktısını alabilir. Bu sayede coğrafi olarak dağıtık ekipler de ortak bir baskı altyapısını verimli biçimde kullanabilir. Tüm bu özellikler, iş süreçlerini hızlandırarak çalışanların üretkenliğini artırır.

  Uniflow’un iş dünyasındaki önemi ve tercih edilme nedenleri

  Günümüz iş dünyasında veriye dayalı kararlar ve güvenlik odaklı yaklaşımlar ön plana çıkıyor. Uniflow, baskı ve doküman yönetimi alanında bu ihtiyaçlara yanıt veren kritik bir çözüm olarak konumlanmıştır. Güvenlik, maliyet tasarrufu, verimlilik ve kolay yönetim gibi avantajları sayesinde, şirketlerin dijital dönüşüm sürecinde baskı altyapılarını akıllı hale getirmelerine yardımcı olur​

  Özellikle uzaktan çalışma ve dağıtık ofis modellerinin yaygınlaştığı bir dönemde, bulut tabanlı Uniflow Online ile herhangi bir lokasyondan baskı işlemlerini güvenle yönetebilmek büyük bir esneklik sunmaktadır.

  Uniflow’un iş dünyasındaki önemi, sadece bir yazılım olması değil, bir stratejik çözüm haline gelmesinden kaynaklanır. Belgelerin gizliliğini koruması ve uyumluluk (örneğin KVKK gibi düzenlemelere uygunluk) sağlaması, kurumların itibarını ve yasal güvenliğini destekler. Aynı zamanda baskı davranışlarını optimize ederek çevresel sürdürülebilirliğe de katkıda bulunur – gereksiz baskıları önleyerek kağıt tüketimini azaltmak, karbon ayak izini düşürür. Tüm bu nedenlerle, Uniflow ve Uniflow Online pek çok işletme tarafından tercih edilen birer çözüm haline gelmiştir. İşletmeler, bu sistemleri kullanarak baskı süreçlerini dijital çağa uygun, güvenli ve verimli bir hale getiriyor. Sonuç olarak Uniflow, kurumsal baskı yönetiminde standartları yükselten ve şirketlerin bilgi yönetimi alanında katma değer yaratan bir platformdur.